Kansainväliset kokoukset ja kongressit ovat tärkeä ja kasvava tulonlähde Suomelle. Finland Convention Bureaun (FCB) keräämien kongressitilastojen mukaan vuodelle 2009 on varmistunut 167 kansainvälistä kongressia, joihin odotetaan yhteensä yli 44 000 osanottajaa. Koko vuoden lopullisen osanottajamäärän arvioidaan nousevan lähes 60 000:een kahden edellisvuoden tapaan.

FCB:n viimeisimmän kongressitutkimuksen mukaan yhden kongressivieraan tulovaikutus on 1 640 euroa. Tämän vuoden kongressit jättävät siis toteutuessaan Suomeen 98,4 miljoonaa euroa välitöntä tuloa. Kongressivieraan keskimääräinen viipymä on 5,2 vuorokautta, mikä tarkoittaa tälle vuodelle yli 300 000 majoitusvuorokautta.

Osanottajamäärältään yli tuhannen hengen kongresseja järjestetään tänä vuonna seitsemän. Näistä ylivoimaisesti suurin on Helsingissä toukokuussa pidettävä 6 500 hengen kliinisen mikrobiologian ja tartuntatautien kongressi, ECCMID.

Kansainvälisen kokouksen järjestäminen on aina työläs urakka. Siksi järjestäjän kannattaisi jo alkuvaiheessa käyttää suunnittelussa asiantuntijoita, jotka tietävät miten eri asiat voidaan parhaiten toteuttaa. Kokousjärjestelyissä usein turvaudutaankin ammattilaiseen, joista saa tietoa FCB:ltä tai Helsingin kaupungilta.

Kokouksen tiedottamisessa ja markkinointimateriaalien toteuttamisessa kannattaa myös käyttää asiantuntijaa. Suuressa tapahtumassa tarvitaan monenlaisia painettuja materiaaleja. Niiden toteuttamisessa on paljon uusia mahdollisuuksia, joita digipainotekniikka on tuonut tullessaan. Kaikkea mahdollista viestintää voidaan personoida järkevillä kustannuksilla.

Kokous tarvitsee oma logon ja omat verkkosivut. Niiden toteuttamisessa kannattaa kiinnittää graafinen suunnittelija, joka pystyy kerralla tekemään visuaalisen suunnitelman myös verkkoa varten.

Yliopistopainon graafiset suunnittelijat pystyvät luomaan kokoukselle näyttävän ilmeen ja toteuttamaan sen mukaisia materiaaleja sekä painettuna että verkossa. Kokouksen verkkosivuston voimme toteuttaa edullisesti Joomla!-julkaisujärjestelmällä. Painetuissa materiaaleissa myyntipäällikkömme auttaa erilaisten vaihtoehtojen miettimisessä.